如何成功召开第一次工地会议

如何成功召开第一次工地会议

朱信鸽    

（中国矿业大学 江苏 徐州 221008）

摘要：第一次工地会议的成功召开意义重大，总监在第一次工地会议上的表现和作用，也直接影响业主和承包商对其能力的评判和信任。作者经过自身实践，从会前的准备及会中监理交底的内容等几方面进行了论述，此次会议的成功召开，将对今后监理例会的召开及监理顺利开展工作起到良好的作用。

关键词： 第一次；工地会议；成功召开

 

第一次工地会议的作用不言自明，它是监理机构正式接触承包商和全面开展监理工作的关键起点，是项目尚未全面展开前，履约各方相互认识、确定联络方式、检查开工前各项准备工作、明确监理工作内容和程序、履约各方互通信息和交流感情的一次会议，该次会议的成功召开意义重大。但在具体实施过程中，往往因各种原因，第一次工地会议往往达不到预期的效果，监理对该次会议也很多是敷衍了事，流于形式，致使今后监理例会召开的成效和执行力度也大打折扣，而总监理工程师在第一次工地会议上的表现和作用，也直接影响了业主和承包商对其能力的评判和信任。

本人根据现场实践，对第一次工地会议成功召开的条件以及总监应交底的内容进行了总结，和同行一起探讨。

1 监理自身会前充分的准备

会前进行充分的准备是开好会议的基础。我在工作中经常发现，很多总监没有意识到第一次工地会议的重要性，甲方电话通知就过来开会了，也没有提前准备准备，更没有一个提纲性的东西，在会议中，总监讲话没有什么条理性，一些关键点也没讲到，讲的也只是一些空洞的条条框框，比如对施工单位做出一些要求等等，就结束了。与甲方及施工单位的第一次正式接触，可以说已经留给他们“监理不怎么样”的印象了，那么今后再想扭转这种局面，可以说是很困难的。所以要想成功开好第一次工地会议，总监首先应对第一次工地会议的重要性有深刻的认识，然后重中之重是进行充分的准备。对准备的内容，要根据工程实际情况灵活有针对性。对会前准备的内容，本人进行了总结，内容如下：

①    明确监理人员分工情况

进驻施工现场后，总监理工程师应主持召开内部会议，尽快调动大家进入角色，对分工、协作、工作程序、工作纪律进一步明确。使项目监理组的每个成员清楚自己所扮演的角色，对自己的工作心中有数。在会议中，向甲方和施工单位做介绍时，可以使他们对监理的组织机构清晰、人员分工明确。

②    查验各种手续是否齐全

开工前应查验各种手续是否齐全，主要包括建设单位和施工单位的手续，如：施工图是否经过审查，建设单位的报建手续是否齐全，施工单位是否办理施工许可证、安全生产许可证等等。实际过程中，可能有很多手续不齐全现象，特别是建设单位，常存在一些报建手续不齐全现象，在上级主管部门检查工地时，往往使监理处于两难境地，所以监理要在会前及时和甲方沟通，讲清利害，督促并协助其尽快完善各种手续。

③    了解工地现场环境

主要查看进场道路及水电等是否满足开工要求、建筑场地内地下管线情况、规划部门放线资料是否齐全等。以便能够按合同约定的日期开工。

④    吃透法律法规中的关键条款

对一些涉及质量、安全的条款，监理一定要口熟于心，会前翻一翻《建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《建设工程安全生产管理条例》、《监理规范》等。比如《建筑法》第五十八条：建筑施工企业对工程的施工质量负责，必须按照工程设计图纸和施工技术标准施工，不得偷工减料。第四十五条：施工现场安全由建筑施工企业负责，《建设工程质量管理条例》第三十七条“四个不得”等等，总监在会上用一两句话讲一讲，对质量、安全的内容从法律的高度对施工单位做出明确，表明监理监督管理的立场及依据，施工单位必须应做好的工作等，对今后监理工作的顺利开展会起到很好的效果。

2 与建设单位沟通并得到其授权

会前和甲方沟通，得到甲方的支持与授权，是会议成功的关键。

虽然第一次工地会议是由建设单位主持的，但很多建设单位的现场代表可能并不明确会上要讲哪些内容，对涉及监理方面的一些关键点没有讲到，特别是对总监授权这一块，如果总监不事先和甲方进行沟通，很多甲方在会上将不会对总监授权或授权不明确，使今后监理工作的开展没有依据也没底气，当然监理效果也就可想而知了，所以总监在会前应和甲方进行充分沟通，要让甲方明确对监理授权的重要性，另外要让甲方强调授权的内容，比如：工程款的支付、工程量的签认、设计变更等，这些一定要得到甲方的授权。

我们在工作中发现，有很多甲方对施工单位的工程款申请没经过监理的审核就直接支付，使监理现场管理难度增加了很多，造价也得不到有效的控制，因工程量的审核和工程款的支付不经过监理这一关，那么监理在质量和进度上的控制也不尽理想。对于这些，只要总监事前和甲方有效沟通、讲清利弊，甲方还是很乐意对此授权的，当然监理的工作也就更容易开展。

3 明确对施工单位交底内容

总监的讲话内容和方式是会议成功的核心，对所讲的内容要言简意赅、干净利落，突出重点。不外乎人员分工、监理程序、四控要点、资料管理、例会规定五方面的内容，本人进行了总结，认为应包括以下几点：

①明确总监代表及各专业监理工程师的职责权限，并简明扼要介绍总监代表及其他监理人员，明确分工及职责权限。

②监理程序和控制要点

施工单位因接触监理单位比较多，而各监理单位也要求不一，很易使施工单位按照以前的模式工作。所以在第一次工地会议上，一定要明确监理的程序及各关键点的控制。会上应重点介绍方案报验、检验批验收、材料报验等程序要求。对关键点控制及旁站部位也应做出明确。这样，在第一次工地会议上，以书面形式形成“有约在先”的约定，也更好的体现了监理事前控制的原则。

③资料的规范化与完整性也是重点应讲的内容

上级主管部门在检查工地时，对一个工程评价的优劣及奖惩，很多都是通过资料来体现的，在实际工作中，我们发现资料或多或少都存在一些问题，要么资料报验不及时、签署不规范，要么不完整，没有闭合性，更有甚者，在工程快结束时，施工、监理人员专抽出一段时间集中补资料，这种后补的资料完全失去了应有的意义，一旦工程出现了问题，谁都脱不了干系。所以总监在第一次工地会议上要把资料问题作为重点进行重申，资料的真实性、完整性、闭合性、时效性要对施工单位明确与要求。

④明确今后例会的时间、地点、参加人员、会议纪律等

在第一次工地会议上也应对今后例会的召开进行明确，召开的时间及地点三方可以协商约定，但与会人员，总监和甲方沟通并征得其同意后应做出要求，一般来说，参建三方的主要负责人总监、业主方代表、施工单位项目经理都应到场，同时监理方总监代表或主要现场专业监理工程师，施工单位的主要技术负责人、质量员、安全员也应到场。在实际工作中，我们发现有些施工单位的项目经理因各种原因，在开会时经常不到场，对工程中存在的问题，现场管理人员在会上又不能完全做主，所以项目经理作为工地现场的第一责任人应必须到场。这一点总监应在会上进行明确。

会议纪律对完善和坚持例会制度提供有效保障。以往在开工地例会时，我们往往碰到与会人员缺席迟到、大声接听手机、随意插话、私下谈论与会议无关的内容等干扰会议进程，影响会议效果的情况。为了杜绝这些现象，建立会议纪律也是必不可少的。总监可事先向业主说明建立会议纪律的必要性，在获得业主同意和授权的情况下，在第一次工地会议时宣布日后工地例会的会议纪律，并讲明对违反纪律人员的经济处罚措施。对于制定的规则，各方应严格执行，一视同仁。

⑤例会的执行与效力

在例会上达成的意见，关键就在于执行和落实，但实际中我们发现例会的执行情况较差，会后并没按会上承诺的内容和时间落实，对于监理发出的会议纪要，施工单位可能没有认真看或根本就没看，而一旦出现扯皮，会议纪要的内容又很难使施工单位认可，所以在第一次工地会议上，有必要对此进行要求。我们的做法是：会议纪要作为正式的书面文件，发给各单位后，在24小时内，如没有书面异议，那么即认为各方同意此会议纪要内容，并按此执行。一旦出现索赔等问题，会议纪要即是一个书面依据。这样例会的重要性就得到了提高与重视，监理例会也会更富有成效。

4 总结

以上内容，仅是本人多次参加第一次工地会议及现场监理的总结，以供同仁参考，怎样成功召开第一次工地会议，应针对具体项目而言。但要成功召开第一次工地会议，监理应必须在会前作好充分准备。第一次工地会议如同敲门砖，成功的召开必定会对整个监理组赢来威信与尊重，监理工作也会更好的开展。